Rekisterinpitäjä

Voimisteluseura Sirius Ry
Otavankatu 4 c/o Esedu
50100 Mikkeli

Y-tunnus 2747768-5

Yhteyshenkilö
Seuran viestintävastaava, tällä hetkellä Annika Hytönen.

Rekisterin nimi
Voimisteluseura Siriuksen jäsen-, valmentaja-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri

Tietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Tietoja käytetään myös Voimisteluseura Siriuksen järjestämiin valmennuksiin, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointiin ja viestintään.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Voimisteluseura Siriuksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen. Seura ei anna tietoja kolmansien osapuolien käytettäväksi markkinointitarkoituksiin.

Rekisterin tietosisältö

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään Voimisteluseura Siriuksen jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Voimistelijan etu- ja sukunimi
• Huoltajan etu- ja sukunimi
• Osoite
• Puhelinnumero
• Huoltajan sähköpostiosoite
• Syntymäaika (pp.kk.vvvv)
• Sukupuoli
• Allergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
• Kuvauslupa kuvien ja videoiden osalta seuran markkinointi- ja viestintätarkoituksiin seuran nettisivuilla, facebookissa, instagramissa ja painetussa materiaalissa.
• Jäsenistölle suunnatussa viestinnässä ei jaeta/julkaista henkilötietoja kuten yhteystietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään ilmoittautumisten yhteydessä sähköisillä lomakkeilla. Tiedot perustuvat jäsenen itsensä antamiin tietoihin.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Voimisteluseura Siriuksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- ja talkootehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Voimisteluseura Siriuksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Seura ylläpitää jäsenrekisteriään Suomen Voimisteluliiton Hoika-palvelussa, joka täyttää uuden tietosuoja asetuksen vaatimukset. Lisenssin omaavat voimistelijat voivat ylläpitää yhteystietojaan kirjautumalla Hoikaan. Muut voimistelijat ilmoittavat yhteystieto muutoksista suoraan seuraan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisteri tiedot luovutetaan vuosittain tilastona Suomen Voimisteluliitolle yhdistyslain edellyttämällä tavalla. Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena on osallistujalistojen luovuttaminen valmentajille, koulutusten tai leirien järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Voimisteluseura Siriuksen jäsen tai sopimuskumppani ja mahdollisen sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Kirjanpitolainsäädännön vaatimuksen huomioidaan mm. laskutustietojen säilyttämisessä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu)
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Voimisteluseura Siriuksen oikeutettu etu
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimisteluseura Sirius voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Voimisteluseura Sirius voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen (Voimisteluseura Sirius ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).

Sopimussuhteissa olevat tahot:

Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).

Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot ( ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen:voimisteluseurasirius@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Kuukuskuja 4, 50100 Mikkeli.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 10.3.2021.